Các vấn đề trong tổ chức
Một số thách thức cản trở sự mở rộng kinh doanh ngày nay.
Áp lực: Động lực hay một gánh nặng hủy diệt?
Việc kinh doanh luôn đi kèm với mong muốn tăng trưởng, mà tăng trưởng lại luôn đi kèm với áp lực. Khi lập kế hoạch kinh doanh, chúng ta luôn có cảm giác trật tự thế giới đang được thiết lập lại vào cuối mỗi giai đoạn tài chính, và một kỷ nguyên mới bắt đầu với số liệu được kỳ vọng sẽ cải thiện hơn so với thời kỳ trước đó – dù là số liệu tài chính, các chỉ số về khách hàng, về nhân viên hay cột mốc mới của dự án.
Mặc dù kì vọng tăng trưởng tạo ra động lực để thúc đẩy sự tiến bộ của tổ chức, các đội nhóm và tổng thể hoạt động kinh doanh, nó cũng tạo ra áp lực ở nhiều mức độ khác nhau lên toàn bộ tổ chức, chúng tôi gọi là sự “căng thẳng”.
Các tổ chức có thể phát triển mạnh mẽ nếu kiểm soát được sự “căng thẳng” này một cách hiệu quả, để nó trở thành động lực lành mạnh đảm bảo tăng trưởng thay vì trở thành một cú phanh không kiểm soát khiến hoạt động kinh doanh bị đình trệ. Hãy đảm bảo rằng nhân viên hiểu và kết nối được với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, triển khai các công cụ để xác định sớm những dấu hiệu của sự “căng thẳng”, và duy trì những kênh đối thoại cởi mở bằng cách gặp gỡ nhân viên thường xuyên.
Khi không may áp lực trở thành gánh nặng hủy diệt gây gián đoạn đến tổ chức, điều cần làm là định hướng và chấn chỉnh lại đội nhóm, và cập nhật lại các mục tiêu trong giai đoạn này nếu cần để đảm bảo sự thành công của tổ chức.
Xây dựng sơ đồ tổ chức: La bàn dẫn đến thành công hay Chướng ngại vật cản trở?
Sơ đồ tổ chức đóng vai trò như một bản thiết kế của công ty, thể hiện cấu trúc và mối liên hệ giữa các thành phần trong cấu trúc đó. Tuy nhiên một trong những thách thức dai dẳng mà các doanh nghiệp phải đối mặt chính là sự mâu thuẫn giữa bản thiết kế này với mô hình vận hành thực tế, và cách nhân viên tương tác với nhau. Sự khác biệt này thường bộc lộ sự kém hiệu quả, không thống nhất trong cách làm việc và có thể làm mất đi cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp của một số vị trí. Trong nhiều tổ chức, sơ đồ này được xem như một tài liệu cố định và chỉ được cập nhật nếu có thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của công ty. Việc chậm trễ này thường kéo theo sự ngắt kết nối khi quy trình vận hành thực tế thay đổi không ngừng để đáp ứng với nhu cầu của thị trường và đòi hỏi tăng trưởng từ nội bộ mà sơ đồ tổ chức lại không phản ánh kịp thời. Sự mâu thuẫn này có thể gây hoang mang cho nhân viên, cản trở quá trình ra quyết định và khiến việc vận hành trở nên trì trệ vì cơ cấu tổ chức không còn phản ánh đúng nhu cầu vận hành của công ty nữa.
Bạn có thể dễ dàng biết được hiệu quả của một doanh nghiệp bằng cách xem sơ đồ tổ chức của họ. Nếu cơ cấu tinh gọn, rõ ràng và dễ hiểu thì công ty sẽ hoạt động hiệu quả, với vai trò và trách nhiệm của mỗi người được xác định rõ. Ngược lại, sơ đồ tổ chức phức tạp với các mối quan hệ báo cáo trực tiếp và gián tiếp, các vai trò trùng lắp và nhiều lớp báo cáo chồng chéo là bằng chứng cho thấy tình trạng kém hiệu quả. Trong những trường hợp như vậy, sơ đồ tổ chức mâu thuẫn với cách thức hoạt động thực tế của công ty. Nhân viên thường phải tự tìm cách để vận hành, thông qua những liên hệ không chính thức hoặc phải thông qua những đường dây báo cáo rườm rà để hoàn tất công việc của họ, làm phức tạp hóa hoạt động của tổ chức và gây khó chịu cho tất cả những người “bị” liên quan.
Về bản chất, sơ đồ tổ chức nên là một công cụ dùng để hỗ trợ. Nó nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định, hợp lý hóa các quy trình và mang lại giá trị thật sự cho doanh nghiệp. Không may, nhiều doanh nghiệp lại rơi vào cái bẫy thiết kế sơ đồ tổ chức nhằm thỏa được nhu cầu kiểm soát. Mặc dù việc giám sát tổ chức là cần thiết, nhưng việc quá chú trọng vào kiểm soát có thể kìm hãm sự đổi mới, làm chậm quá trình vận hành và làm mất đi sự kết nối ở nhân viên. Để giải quyết thách thức này, doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và cập nhật sơ đồ tổ chức của mình để phản ánh đúng cách thức vận hành thực tế, tinh giản cấu trúc để đảm bảo sự rõ ràng và đẩy lùi sự phức tạp không cần thiết, đồng thời trao quyền cho nhân viên bằng cách hợp lý hóa các quy trình, giảm thiểu các tầng lớp kiểm soát. Bằng cách thống nhất cơ cấu tổ chức với tình hình vận hành thực tế và tập trung vào việc trao quyền, doanh nghiệp có thể tạo ra một tổ chức năng động, làm việc hiệu quả và ứng phó nhanh với mọi tình huống. Một sơ đồ tổ chức toàn vẹn không chỉ là bản đồ liệt kê vai trò và trách nhiệm của từng người, mà còn là chất xúc tác cho sự thành công của doanh nghiệp.
Phát triển lãnh đạo: Nền tảng cho sự phát triển hay nguồn gốc của sự thất vọng?
Trong bối cảnh thị trường hiện đại đầy biến động, chất lượng của đội ngũ lãnh đạo của một tổ chức là yếu tố then chốt cho sự phát triển. Một doanh nghiệp chỉ có thể phát triển khi chất lượng của đội ngũ lãnh đạo đi lên, và việc phát triển những “đầu tàu” là điều cần thiết để đảm bảo thành công bền vững dài hạn.
Doanh nghiệp thường lập những kế hoạch chi tiết và thiết kế các công cụ để phát triển lãnh đạo của mình. Tuy nhiên, khi cần thay thế một vị trí cấp cao, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một ứng viên phù hợp. Điều này làm làm dấy lên những trăn trở trong việc thực sự chuẩn bị cho các nhà lãnh đạo tương lai cho vai trò ngày càng mở rộng của họ, bất chấp việc đầu tư nhiều nguồn lực và nỗ lực.
Đội ngũ lãnh đạo cấp cao đặc biệt quan trọng, vì toàn bộ tổ chức và các bên liên quan bên ngoài nhìn vào họ như hiện thân của công ty. Nếu có điều gì đó chưa hoàn chỉnh ở bộ phận cấp cao này, tinh thần của nhân viên và niềm tin vào tương lai của công ty sẽ dao động. Các chương trình đào tạo chính thức mang lại nhiều giá trị nhưng thường không đủ. Việc phát triển kỹ năng lãnh đạo hiệu quả cũng đòi hỏi các phương pháp trực tiếp và thiết thực như “núp bóng công việc” để theo dõi và quan sát, các bài tập đào tạo tại chỗ, và quan trọng nhất là huấn luyện và cố vấn chuyên nghiệp.
Lãnh đạo hiệu quả không đơn thuần là quản lý; mà còn bao gồm khả năng truyền cảm hứng và dẫn dắt một đội ngũ để đạt được các mục tiêu chung trong môi trường làm việc đầy biến động với các thử thách chực chờ phía trước. Các nhà lãnh đạo là những người định hình nên văn hóa doanh nghiệp, tác động đến tinh thần, ý chí của nhân viên, định hướng tầm nhìn chiến lược của tổ chức, và họ làm tất cả điều đó đúng với bản chất của mình. Quyết định của họ định hình hướng đi của doanh nghiệp, và truyền cảm hứng cho tất cả những người bên cạnh để cùng đưa tổ chức của mình ngày càng phát triển với khả năng thích ứng và đổi mới liên tục.
Đầu tư vào các chương trình phát triển lãnh đạo là rất quan trọng. . Các chương trình này tập trung vào phát triển các kỹ năng chính như tư duy chiến lược, trí tuệ cảm xúc và giao tiếp. Hoạt động cố vấn mang lại cho các nhà lãnh đạo tiềm năng những kiến thức và hướng dẫn quý giá từ các nhà lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm hơn, tạo điều kiện cho đội ngũ lãnh đạo tiềm năng được chuẩn bị để sẵn sàng thăng tiến.
Cuối cùng, sự phát triển của một doanh nghiệp tỷ lệ thuận với sức mạnh và chất lượng của đội ngũ lãnh đạo của nó. Bằng cách ưu tiên phát triển các nhà lãnh đạo, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng cho sự thành công bền vững, thúc đẩy đổi mới vượt qua những thách thức trong kinh doanh.
Điều hành một doanh nghiệp mà không có điều này cũng như như lái một chiếc xe mà không có lốp dự phòng. Khi lốp xe của bạn bị xẹp, nếu không có sẵn phụ tùng, bạn sẽ phải mất cả ngày để tìm thợ sửa và những người khác sẽ đến đích trước bạn.
Định hình phương hướng: Cân bằng giữa công việc quen thuộc hằng ngày và những tình huống bất ngờ
Môi trường kinh doanh luôn chuyển động nhanh và liên tục, việc duy trì các hoạt động thường ngày suôn sẻ và ứng phó nhanh với các vấn đề phát sinh là một thử thách với tất cả chúng ta. Chúng ta thường cố gắng lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình một cách tỉ mỉ và tuân theo những kế hoạch có trình tự, nhưng “cuộc sống công sở” luôn mang lại cho ta những điều bất ngờ. Cho dù đó là sự chuyển biến đột ngột của thị trường, một sự cố kỹ thuật không lường trước, vấn đề về nguồn cung hay việc thay đổi các quy định đòi hỏi chúng ta phải xử lý ngay lập tức, những gián đoạn này có thể khiến mọi việc khác bị “ra rìa”. Nhưng tất cả mọi việc đều cần phải hoàn thành, đúng không nào? Vậy phải làm sao?
Thách thức lớn nhất chính là định hình lại phương hướng để vừa hoàn tất các công việc thường ngày, vừa sẵn sàng cho những sự kiện khó lường có thể xảy đến. Mặc dù có một kế hoạch vững chắc là rất rất cần thiết, khả năng thích ứng và làm việc linh hoạt cũng quan trọng không kém. Một kế hoạch bài bản sẽ vạch ra lộ trình từ các nhiệm vụ hằng ngày cho đến mục tiêu dài hạn, đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc. Tuy nhiên, các kế hoạch không nên quá cứng nhắc đến mức không thể linh động để đón đầu những thay đổi.
Trong những thời điểm quan trọng, sự trợ giúp và can thiệp của các chuyên gia và nguồn lực bên ngoài vô cùng có giá trị. Những chuyên gia này có thể mang đến kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn, giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Xây dựng mạng lưới các chuyên gia đáng tin cậy bên trong và ngoài tổ chức có thể giúp bạn ứng phó nhanh chóng với các tình huống bất ngờ mà không làm chệch quỹ đạo các hoạt động đang diễn ra.
Trong thực tế, điều này đồng nghĩa với việc nuôi dưỡng tinh thần phản ứng nhanh và kiên cường. Luôn chuẩn bị cho những tình huống không lường trước, những gián đoạn có thể xảy ra đều có thể được ngăn chặn bằng cách chạy thử kế hoạch dự phòng. Nếu các kế hoạch của bạn bị lãng quên đến mức “đóng bụi”, khi cần dùng đến chúng, rất có thể bạn phải sử dụng bản năng của mình – mặc dù bản năng là một tài sản giá trị trong kinh doanh – thay vì kế hoạch. Do đó, hãy tập trung đầu tư vào các chương trình đào tạo và diễn tập nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý khủng hoảng.
Duy trì các kênh giao tiếp mở là rất quan trọng. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội ngũ đều được thông tin về sự cố không mong muốn xảy ra trước khi họ tự phát hiện ra, khiến nó trở thành khủng hoảng. Có rất nhiều trường hợp nhân viên sẽ bỏ qua vấn đề cho đến khi nó trở nên nghiêm trọng hơn, hoặc cố gắng tự mình giải quyết vì họ còn có những việc khác phải giải quyết, và những “hạn chót” phải tuân theo. Giao tiếp hiệu quả có thể ngăn chặn vấn đề nhỏ leo thang thành khủng hoảng lớn và giúp các đội, nhóm tập trung hơn ngay cả trong thời điểm hỗn loạn.
Cuối cùng, khả năng điều động công việc kinh doanh hằng ngày đồng thời quản lý những thách thức không lường trước là mình chứng cho sự nhanh nhẹn và bền bỉ của một doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp kế hoạch vững chắc với mạng lưới hỗ trợ của các chuyên gia và tinh thần thích ứng cao, doanh nghiệp có phát triển mạnh mẽ bất chấp gián đoạn.
Kết nối: Tương tác và kết nối với các nhân tố liên quan trong bối cảnh không ngừng thay đổi
Các công ty khoa học đời sống chỉ có thể đảm bảo sự thành công bền vững trong lĩnh vực ngành nghề không ngừng phát triển này bằng cách luôn tiên phong trong việc kết nối. Tuy nhiên trong bối cảnh hiện nay, có rất nhiều thách thức trong việc duy trì sự gắn kết hiệu quả trong ba phân nhánh sau:
Kết nối với các bên liên quan thứ yếu:
-
Sự phức tạp của việc tương tác với các bên liên quan bên ngoài công ty nằm ở việc xác định và kết nối với các cá nhân và tổ chức phù hợp, bao gồm các cơ quan quản lý, nhà cung cấp dịch vụ y tế, những người ra quyết định chi trả, các nhóm vận động bệnh nhân và các nhà hoạch định chính sách.
Việc lập nên một sơ đồ các bên liên quan toàn diện là rất quan trọng, nhưng duy trì mức độ tương thích và liên quan của nó luôn là một thách thức vì các bên liên quan và ưu tiên của họ không ngừng thay đổi. Mỗi nhân tố đều là duy nhất – những gì phù hợp với bên này có thể không phù hợp với bên kia. Ví dụ, một bản thuyết trình với cơ sở dữ liệu sẽ thu hút được sự quan tâm của các cơ quan quản lý, tuy nhiên tiếp cận theo lối kể chuyện có thể mang lại kết nối tốt hơn với nhóm bệnh nhân. Ngay cả trong cùng một phân khúc bên liên quan vẫn có nhiều đối tượng khác nhau với các sắc thái cá nhân riêng biệt. “Một cỡ áo không thể phù hợp với tất cả mọi người” – không có giải pháp nào có thể áp dụng cho tất cả mọi trường hợp.
Thiết lập và nuôi dưỡng mối quan hệ với các bên liên quan với nhiều đối tượng khác nhau đòi hỏi sự thích ứng và và nhạy cảm về văn hóa.
Gắn kết với nhân viên nội bộ:
-
Tạo động lực cho nhân viên trong môi trường năng động và áp lực cao là một thách thức đáng kể. Sự tiến bộ nhanh chóng của công nghệ, những thay đổi trong quy định và áp lực cạnh tranh thường dẫn đến một môi trường làm việc có tính đòi hỏi cao. Các biện pháp tối ưu hóa chi phí, mặc dù cần thiết, nhưng có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Để thúc đẩy sự gắn kết, doanh nghiệp nên tập trung vào giao tiếp rõ ràng và cởi mở, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và thường xuyên ghi nhận đóng góp của nhân viên. Minh bạch về các quyết định của tổ chức và tạo không gian cho đối thoại có thể giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng vào mục tiêu của công ty. Đội ngũ lãnh đạo nên làm gương bằng cách thúc đẩy một văn hóa hỗ trợ lẫn nhau, đề cao sự hợp tác và hòa nhập ngay cả trong những thời điểm khó khăn. Quan trọng nhất, cần có những “đại sứ” thay đổi để họ có thể hỗ trợ những chuyển đổi của công ty bằng cách ảnh hưởng đội ngũ của mình.
Gắn kết với đội ngũ lãnh đạo:
-
Một khía cạnh thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng của sự gắn kết là các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức.
Đội ngũ lãnh đạo phải đối mặt với áp lực khi vừa phải “đứng mũi chịu sào” với các thách thức bên ngoài, vừa phải làm sao cho nhân viên hiểu và đồng lòng với các mục tiêu của công ty. Họ bị đặt ở vị thế phải cân bằng giữa việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, vừa đáp ứng được những kỳ vọng của nhân viên, đặt biệt là trong thời gian có nhiều thay đổi.
Doanh nghiệp không nên dựa vào giả định rằng “mọi thứ luôn ổn” ở đội ngũ lãnh đạo cấp cao, những người thường bị “bỏ rơi” và được kỳ vọng phải duy trì sự kiên cường “tự nhiên” có được nhờ thâm niên làm việc cao. Sự tương tác và cam kết ở đội ngũ lãnh đạo là rất quan trọng với tổ chức. Các nhà lãnh đạo cần có các công cụ được chuẩn bị tốt, lộ trình rõ ràng để cộng tác, duy trì sự nhất quán trong giao tiếp và được tự do truy cập mạng lưới đồng nghiệp ngang hàng.
Nếu không có sự gắn kết lãnh đạo đúng mức, các tổ chức không thể quản lý hiệu quả sự tương tác giữa các bên liên quan bên ngoài và bên trong.
Quản trị quan hệ đối tác:
Công cụ quyền năng giúp duy trì sự cân bằng chính xác
Quản trị quan hệ đối tác và cộng tác là yếu tố thành công quan trọng với các doanh nghiệp hoạt động tại đa quốc gia, đặc biệt là trên thị trường quốc tế. Các liên minh chiến lược mở ra cánh cửa cho những cơ hội mới và tạo điều kiện cho việc mở rộng thị trường, nhưng cũng đi kèm với những thách thức khó khăn đòi hỏi chúng ta phải cần trọng và có kế hoạch chủ động trong quản lý.
Nền tảng cho sự thành công của một liên minh nằm ở sự hình thành của nó. Thiết lập mô hình hợp tác đúng đắn, quy định thể lệ tham gia, xác định cơ cấu quản trị minh bạch ngay từ đầu là những bước thiết yếu. Các yếu tố này không chỉ đảm bảo sự hài hòa trong nội bộ liên minh, mà còn xác định khuôn khổ rõ ràng để quản trị đối tác hiệu quả.
Tuy nhiên một khi liên minh đã hình thành và đi vào hoạt động, sẽ có rất nhiều vấn đề phức tạp xảy ra. Có nhiều yếu tố phá vỡ sự hài hòa trong quan hệ hợp tác: thay đổi cách quản lý đối tác, thay đổi điều kiện thị trường hay sự đổi mới của các chiến lược toàn cầu. Tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng xấu đến sự cân bằng giữa rủi ro và lợi ích, và đôi khi bất lợi chỉ nghiêng về một phía. Trong trường hợp tồi tệ nhất, những thay đổi dù bên ngoài hay trong nội bộ - chẳng hạn như việc công ty mẹ quyết định rút khỏi thị trường – có thể đe dọa sự tồn tại của một liên minh. Khả năng xảy ra những xung đột tiềm tàng cũng nhiều như những lợi ích mà liên minh đối tác có thể mang lại.
Cách tiếp cận “đôi bên cùng có lợi” là rất quan trọng để tạo ra một liên minh bền vững. Các đối tác nên chia sẻ lợi nhuận và rủi ro tương ứng với giá trị và đóng góp mà mỗi bên mang lại. Sự minh bạch, tin cậy và tôn trọng lợi ích của tất cả các đối tác là trụ cột giữ cho các liên minh bền vững. Ngay cả khi thách thức nảy sinh, mối quan hệ hợp tác được xây dựng trên những nguyên tắc này sẽ luôn vượt qua khó khăn và trở về đúng quỹ đạo ban đầu.
Đối với các doanh nghiệp đang muốn lấn sân sang thị trường mới, việc thiết lập và quản lý quan hệ hợp tác toàn diện không chỉ là tùy chọn mà là một nhu cầu cấp bách. Những liên minh đối tác phù hợp, được thiết lập và quản trị một cách chu toàn là con đường nhanh nhất dẫn đến sự phát triển bền vững ở các thị trường quốc tế.
